Flere undersøkelser viser at inntil halvparten av alle møter på jobben oppleves som lite effektive eller unødvendige. Det er store variasjoner mellom ulike organisasjoner på dette området, men hvis du kjenner deg igjen, er det greit å vite at det finnes løsninger. Det er slett ikke umulig å lage en god og effektiv møtekultur.
Mange deltakere i praksisfelleskap har jobbet med temaet møteledelse og oppnådd til dels store forbedringer. En av dem var særlig oppgitt over å delta på så mange møter hvor hun ikke hadde noen aktiv rolle eller bidrag. I dialog med de andre i praksisfelleskapet kom det opp en idé: Hver gang hun fikk en møteinnkalling som manglet mål eller agenda, skulle hun stille noen hyggelige kontrollspørsmål til møteinnkaller. Det var spørsmål som: Hva vil du at jeg skal bidra med på dette møtet? Hva forventer du at jeg skal forberede? Er det egentlig nødvendig at jeg deltar?
Spørsmålene ble tilpasset litt ulike situasjoner, men hadde den samme intensjonen: Å undersøke om det var behov for hennes deltakelse på møtet. Det hun ønsket å oppnå var, gjennom dialog med møteeier, å komme frem til enighet om at hun ikke trengte å delta på alle disse møtene. Hun var opptatt av å gjøre forespørselen på en vennlig og løsningsorientert måte, og ikke fremstå som klagete.
Resultatet var over all forventning. Hun halverte antall møter og fortalte også at hun fikk positiv tilbakemelding på at hun tok opp problemet. Hun ble oppfattet som proaktiv og ansvarsbevisst.
Kort oppsummert:
Aksjon
«Hva ønsker du at jeg skal bidra med på dette møtet?»
Resultat
Deltakelse i færre møter
Bloggposten ble først publisert på erfaringsbasertledelse.no, og er publisert med tillatelse fra Olav Johansen. Det opplyses om at Olav Johansen er aksjeeier i Europower AS.