Eviny var på utkikk etter en digital løsning for håndtering av kritiske hendelser for å forbedre utveksling av informasjon, varsling og mobilisering. Løsningen måtte være brukervennlig og intuitiv med enkel logging. Valget falt på RAYVN. Tilbakemeldingene fra Eviny er at implementeringen har vært effektiv og enkel - systemet er brukervennlig og lett å forstå.
"Med RAYVN-løsningen har vi klart å gjennomføre mer opplæring om hendelser og øke beredskapen vår; spesielt må alle responsteamene våre ha en felles forståelse av situasjonen - med RAYVN har alle tilgang til den samme loggen og deler informasjonen umiddelbart. RAYVN er en veldig intuitiv og brukervennlig løsning."
Trond Søreide er sikkerhets- og kvalitetssjef i Eviny AS. Han har det overordnede ansvaret for HMS, sikkerhet, beredskap og kvalitet i Eviny AS. RAYVN har snakket med ham om valget av nytt krisehåndteringsverktøy og Evinys erfaringer med løsningen fra RAYVN så langt.
Hvordan er beredskapen i gruppen organisert i dag?
Eviny-konsernet består av et morselskap og tolv datterselskaper. Vi er organisert på tre nivåer: strategisk, operasjonelt og taktisk. Hvert av de ulike selskapene har sitt eget responsteam og sin egen beredskapsplan, men kan også samarbeide med (og få støtte fra) vårt sentrale team for IT-relaterte spørsmål, kommunikasjon og psykososial støtte.
Hva var de viktigste kriteriene for Eviny da de valgte et verktøy for håndtering av kritiske hendelser?
Det viktigste var brukervennligheten - det må være enkelt å få tilgang til og bruke det.
I tillegg identifiserte vi også flere andre viktige kriterier, inkludert:
Hvor mange andre leverandører vurderte du i anbudsprosessen?
Vi vurderte fem forskjellige løsninger og valgte RAYVN.
Hva var den viktigste grunnen til å velge RAYVN?
Det er et veldig oversiktlig og intuitivt verktøy. Kostnadsoversikt og allokering er også avgjørende for oss i et stort konsern. RAYVN gjorde det mulig å velge en modell der vi betaler for faktisk bruk. Det betyr at vi enkelt kan kryssfakturere selskapene i Eviny basert på deres bruk av RAYVN.
Hvilke områder ønsket du å forbedre da du anskaffet en digital løsning?
En viktig utfordring var samarbeid og informasjonsdeling. Tidligere har hendelser ofte oppstått i ett Eviny-selskap og blitt håndtert godt i det samme selskapet. Med økt digitalisering og et mer komplekst trusselbilde så vi utfordringer med å koordinere og dele informasjon. Hvert selskap hadde sin egen måte å løse dette på. Som et resultat ble felles informasjonsdeling på tvers av Eviny-gruppen utfordrende. Tidligere var løsningen å ringe hverandre på mobil. Dette var tidkrevende og kunne også være litt tilfeldig med tanke på hvem som ble varslet eller ikke. Vi ønsket å se om vi kunne løse disse utfordringene gjennom en digital løsning."
Hvor mange avdelinger i Eviny bruker RAYVN-løsningen?
Vi har implementert det i 10 selskaper, i tillegg til støtte/beredskapsteamet vårt.
Hvordan opplevde du implementasjonen?
Vi har brukt overraskende lite tid på implementeringen, med god fremdrift. Vi kunne overføre vår opprinnelige plan rett inn i RAYVN-løsningen. Vi har vært i stand til å tilpasse andre elementer vi trengte å inkludere i RAYVN. Tilbakemeldingene er at det har gått veldig bra. Opplæringsprosessen er rask, og brukerne forstår systemet med en gang.
Er det noe annet du ønsker å legge til om gjennomføringen?
Dialogen og samarbeidet med RAYVN har vært veldig bra. Vi har fått gode råd om integrering av verktøyet med våre systemer. RAYVN har også møtt oss med forståelse for våre ønsker og behov.
Hva synes du om funksjonaliteten rundt varsling og loggføring?
Alt i alt synes jeg det fungerer veldig bra. Å starte en hendelseslogg er enkelt, og lett å holde oppdatert i løsningen. Det er viktig at alle kan spore og logge sine handlinger på ulike nivåer, ettersom vi har mange folk ute i felten.
Hvordan kan samarbeidet effektiviseres på en bedre måte?
RAYVN-løsningen gjør at vi kan følge hverandre og dele informasjon uten å ta mange telefonsamtaler og møter. Spesielt i fasen mellom møtene kan vi gi statusoppdateringer om hva som skjer i de ulike delene av organisasjonen. Vi sparer mye tid og ressurser ved å dele felles informasjon og fordele oppgaver.
Kan du si noe om opplæringsrutinene for bedriftene som er iverksatt?
RAYVN har ført til enda mer trening enn det som kreves i selskapets beredskapsplan. Løsningen gjør det enkelt å kjøre korte mobiliseringsøvelser der vi logger inn, gjennomfører et raskt møte og deretter avslutter. På grunn av et endret og mer komplisert risikobilde må vi ha et økt øvelses- og treningsnivå.
Som leverandør av kritiske tjenester - vil du si at samfunnet er litt tryggere nå som du bruker RAYVN-løsningen?
Vi har økt beredskapskapasiteten vår og vil kunne reagere mer effektivt på en hendelse eller situasjon nå enn før RAYVN. Spesielt er det viktig å ha en felles forståelse av hendelsen - alle ser den samme loggen og deler informasjonen effektivt.