Jan Helge Haugen har lang erfaring fra både leder- og fagstillinger innen HR. Som HR Operations Manager i BUHR møter han ofte på problemstillinger ute hos kundene som har et felles utgangspunkt.
Jan Helge Haugen (Foto: BUHR)
- Veldig mange ledere mangler et godt rammeverk for HR i sin bedrift, forteller Jan Helge. Så når det oppstår for eksempel en krevende personalsak på arbeidsplassen, blir denne både vanskeligere og dyrere å løse uten dette rammeverket.
Et illustrerende eksempel er når bedriftsledere kontakter BUHR for å få hjelp til å si opp en ansatt som ikke gjør jobben sin.
- Dette er en krevende prosess uansett, og den blir enda vanskeligere dersom man i forkant ikke har beskrevet arbeidsgivers forventninger til oppførsel og leveranse. Dersom man ikke har på plass en oppdatert stillingsbeskrivelse og en god ansettelsesavtale, så mangler viktige deler av rammeverket. Et annet eksempel gjelder bruk av prøvetid.
- De fleste ledere vet at man ved nyansettelser har prøvetid, forteller Bjørg Ueland.
Bjørg Ueland (Foto: BUHR)
Bjørg Ueland er daglig leder i BUHR. Hun har lang og bred erfaring med HR Management i olje og gass, energi og IT software bransjen.
- Men færre ledere har oversikt over regelverket dersom den ansatte blir syk i løpet av prøvetiden, påpeker hun.
Bjørg forteller at ledere da gjerne ønsker å forskyve prøvetiden.
- Det har man ikke lov til, med mindre det står skrevet spesifikt i arbeidskontrakten. Å sørge for at slike detaljer er med i ansettelsesavtalen gir bedriften det rammeverket man trenger for å håndtere en slik situasjon.
Jan Helge fortsetter.
- Du har kanskje en ansatt som gjennom flere år har valgt bort ferie? Visste du at det ikke er lov?
Jan Helge understreker at det er du som leder av bedriften som har ansvaret for at regelverket for ferie etterleves.
- Dersom hverken lederen eller den ansatte forholder seg til et godt rammeverk for HR, så kan det koste bedriften dyrt, advarer Jan Helge.
Også når det gjelder timeføring er det fallgruver.
- Noen stillinger har anledning til å styre sin egen arbeidstid, forteller Jan Helge. Men dersom det ikke er avtalt skriftlig at den er definert som ledende eller særlig uavhengig stilling, så har den ansatte krav på overtidsbetaling.
Hvis en ikke har gjort grunnarbeidet her øker risikoen for at en ender opp med dyre og unødvendige løsninger.
- Jeg har sett eksempler der arbeidstaker legger frem et Excelark med 100 overtidstimer som arbeidsgiver ikke har godkjent. Det kan bli dyrt for arbeidsgiveren å ikke ha et godt rammeverk for HR på plass her.
- Dersom den ansatte gjennom flere år ikke har tatt ut all lovpålagt ferie, i kombinasjon med mye uavklart overtid, så kan den ansatte ha rett på å få kompensert både ferie og overtid.
Ved industriell virksomhet og ved handels- og kontorvirksomhet, som sysselsetter mer enn 10 arbeidstakere, skal det for de arbeidstakere som ikke har en ledende eller kontrollerende stilling, være et arbeidsreglement.
- Har du et godt beskrevet arbeidsreglement i din bedrift?
Et arbeidsreglement beskriver både forventninger og krav. Jan Helge forteller at dette er noe BUHR ofte bistår ledere med.
- Slik hjelper vi ledere med å redusere risiko for arbeidskonflikter, tapt arbeidsinntekt og tapt omdømme.
Ledere ber om hjelp for sent
Alt for mange ledere ber om hjelp for sent.
- Mange ledere innser først at de mangler et godt rammeverk for HR når problemene har oppstått. I noen tilfeller må de da kontakte en arbeidsrettsadvokat som kan bli dyrt, forteller Jan Helge. Det koster å undervurdere HR.
Han fortsetter:
- Så pleier jeg å si at hvis en fornærmet arbeidstaker ønsker å ramme sin arbeidsgiver, så skal man kreve innsyn i hvilke persondata de behandler om seg. Mange ledere forstår ikke viktigheten av GDPR i rammeverket for HR og vil ha problemer med å svare på et slikt krav.
Den viktige kartleggingen
Jan Helge forteller at BUHR ofte går inn som bedriftens HR-avdeling.
- Da er vi ansvarlig for å sikre at bedriften får på plass et godt rammeverk for HR, i tillegg til å bistå med det daglige og operative arbeidet.
Andre ganger har bedriften allerede en HR-avdeling, men denne trenger gjerne et supplement innen enkelte HR-disipliner eller økt kapasitet for en periode.
- Da går BUHR inn som en del av bedriftens HR-avdeling.
Jan Helge forteller at BUHR som oftest starter med å kartlegge hvilke rutiner bedriften har, og hva som mangler.
- Vi ser blant annet på ansettelsesavtaler, personalhåndbok og interne rutiner.
Bjørg understreker at BUHR ikke kun er rådgivere.
- Parallelt med kartleggingen sørger vi for å forbedre disse dokumentene, samt at det gjerne oppstår hendelser i bedriften som også må håndteres. Da gjelder det å ha grunnarbeidet på plass. Det er for sent når brannen først er oppstått.
BUHR er bransjeuavhengig, og bistår små og store aktører i mange bransjer, både selskap som har behov for å bygge struktur, og selskap som har behov for støtte i det operative daglige HR arbeidet, eller en kombinasjon av disse. Den faglige spennvidden, inkluderer blant annet rekruttering, belønning og betingelser, organisering og HR-strategi, kompetanse, administrasjon, IT/ digitalisering og ikke minst situasjonsbestemt HR-støtte.
Økende størrelse på bedrifter krever økt profesjonalisering og standardisering. Noen kunder ønsker å få det grunnleggende rammeverket etablert, som ansettelsesavtaler, arbeidsreglement og varslingsrutiner, samt støtte til ledere og ansatte.
- Hos noen av våre større kunder, der vi supplerer bedriftens egen HR avdeling, jobber vi mye med rekruttering og onboarding, forteller Jan Helge. Og gjerne med andre mer avgrensede deler av HR-faget.
Bjørg forteller at det også er naturlig å gjøre rekruttering som en del av en HR-leveranse.
- Vi bistår på fast basis, istedenfor noen som kommer inn og ut hele tiden, forklarer hun.
Vi inviterer til lunsjmøte 3. mai !
Hvordan kan du som ansvarlig leder sørge for et godt rammeverk som ivaretar lover og regler, og som forebygger vanskelige situasjoner? Kan du sikre faglig kompetanse ved for eksempel nedbemanning, rekruttering, disiplinærsaker, varslingsrutiner, med mer, uten at du har profesjonell HR-kompetanse internt?
Bli med på lunsjmøte med BUHR og Europower – her vil dere få gode tips og viktige innspill!
• Dato: 3. mai, kl. 11.00
• Sted: Tordenskiolds gate 12, Oslo (Advokatfirmaet Schjødt)